Frais de déplacement
a. DÉPLACEMENT PAR VÉHICULE AUTOMOBILE
Le covoiturage et les autres méthodes de partage des coûts entre les membres sont fortement encouragés lorsqu’une activité de l’Association nécessite un déplacement. S’il est impossible de faire du covoiturage et que le déplacement demeure nécessaire, il peut être préférable de louer un véhicule plutôt que de se servir de sa propre automobile (en se fondant sur le barème des frais de déplacement de l’Association pour le remboursement du kilométrage). Les coûts doivent être examinés pour déterminer si les frais de location de véhicule et d’essence sont inférieurs ou non à une demande de remboursement du kilométrage pour le même déplacement. Si les frais de location de véhicule sont inférieurs, il s’agit de l’option à privilégier.
Si une demande de remboursement du kilométrage est soumise à l’Association :
- les frais de kilométrage réclamés pour un trajet séparant deux communautés sont calculés selon le barème des déplacements figurant à www.cba.org/;
- le remboursement pour l’utilisation du véhicule personnel du demandeur est de 0,40 $/km ou tout autre taux approuvé par le Conseil, jusqu’à concurrence du meilleur tarif applicable au transport aérien commercial ou à un autre type de véhicule commercial pour le même déplacement;
- lorsqu’une demande de remboursement de kilométrage a été présentée, aucun remboursement de location de véhicule n’est effectué relativement à la même activité (et vice versa).
b. DÉPLACEMENT PAR AVION
Les déplacements par avion ne sont remboursés qu’au tarif aérien le plus bas.
Si un demandeur utilise ses points de voyage personnels ou des primes de voyage pour acheter son billet d’avion afin de participer aux activités approuvées de l’Association, il n’est pas remboursé.
Lorsque le demandeur opte pour le transport aérien, le coût de la location d’un véhicule pour la même activité n’est remboursé que jusqu’à concurrence des dépenses raisonnables de taxi ou de navette.
Le remboursement des frais de déplacement entre le lieu de résidence du demandeur et l’aéroport et entre l’aéroport de destination et le lieu où se déroule l’activité ne doit pas dépasser le coût d’un taxi entre ces deux points.
c. AUTRES MODES DE DÉPLACEMENT
Les frais de déplacement raisonnables par d’autres moyens de transport sont remboursés au prix coûtant, à condition que la réclamation soit accompagnée des reçus et que les frais correspondent au prix le plus bas entre le tarif aérien et les frais de déplacement par véhicule.
d. HÉBERGEMENT
Le coût d’une chambre assorti des taxes applicables est remboursé jusqu’à concurrence du tarif d’une chambre standard dans l’hôtel choisi par les organisateurs de l’activité ou, si aucun hôtel n’est choisi ou que plusieurs hôtels sont choisis, du tarif de la chambre standard le plus bas dans l’hôtel le plus proche de l’activité.
Le remboursement pour l’hébergement d’une nuitée n’est effectué que :
- si le demandeur ne peut pas arriver à son domicile au plus tard à 22 h entre le 1er avril et le 30 septembre;
- si le demandeur ne peut pas arriver à son domicile au plus tard à 20 h entre le 1er octobre et le 31 mars;
- si le demandeur ne peut pas quitter son domicile à compter de 8 h et arriver à destination à temps pour le début de l’activité.
e. REPAS
Le coût des repas est remboursé selon les taux suivants :
- Petit déjeuner : 15 $ - reçus obligatoires (taxes et pourboire compris)
- Déjeuner : 20 $ - reçus obligatoires (taxes et pourboire compris)
- Dîner : 50 $ - reçus obligatoires (taxes et pourboire compris)