Généralités
Les dépenses engagées pour les affaires de l’Association sont remboursées conformément à la présente politique, et le choix le plus pratique au coût le plus faible guide l’application de la présente politique au remboursement des dépenses. Tout différend entourant le remboursement de dépenses est tranché par les administrateurs dirigeants, dont la décision est finale.
Le directeur général peut, s’il le juge approprié, approuver une exception ou une dérogation à la présente politique; toutefois, cette exception ou dérogation doit être préapprouvée par le directeur général pour que les dépenses soient remboursées.
Les dispositions qui suivent régissent le remboursement de toutes les dépenses conformément à la présente politique :
- les reçus et factures doivent être soumis à l’Association en format électronique ou papier pour que le remboursement soit effectué;
- une demande de remboursement des dépenses de déplacement doit être soumise à l’Association dans un délai de 60 jours après la date où les dépenses sont engagées, à l’exception des dépenses engagées en août, qui doivent être soumises dans un délai de 30 jours suivant la date à laquelle elles sont engagées;
- toutes les autres demandes de remboursement de dépenses doivent être soumises à l’Association au plus tard à la fin de l’exercice de l’Association (soit le 31 août) dans lequel les dépenses sont engagées; aucune demande de remboursement pour les dépenses encourues durant l’exercice précédent n’est acceptée sauf sur approbation du directeur général.