Règlements administratif 2019 de l'ABC – Division du Nouveau-Brunswick

TABLE DES MATIÈRES

Définitions et interprétation

LA DIVISION ET SES MEMBRES

Adhésion à titre de membre
Mission et pouvoirs
Assemblée annuelle

ADMINISTRATEURS

Administrateurs
Fonctions des administrateurs

COMITÉ EXÉCUTIF

Comité exécutif
Fonctions du Comité exécutif
Les fonctions du Comité exécutif relativement au Directeur général
Fonctions du responsable des activités de sections
Directeur général

CONSEIL

Conseil
Fonctions et pouvoirs du Conseil
Délibérations du Conseil

COMITÉS

Comités permanents
Comité des communications
Comité de formation professionnelle continue
Comité des candidatures
Comités spéciaux
Comités – Généralités

ÉLECTIONS

Appel de déclarations d'intérêt
Rapport du comité des candidatures
Appel de candidatures supplémentaires
Élection par acclamation
Modalités d’élection
Début des mandats

DÉCLARATIONS OU REPRÉSENTATIONS

Déclarations ou représentations

SECTIONS

Constitution d’une section
Composition des sections
Réunions des sections
Administration des sections
Comité exécutif d’une section
Rapports des sections
Renvoi de dossiers
Postes vacants

FINANCES ET INVESTISSEMENTS

Budget
Transactions bancaires ordinaires
Comptes bancaires
Chèques, lettres de change et autres titres négociables
Vérifications

RÈGLEMENT ADMINISTRATIF ET QUESTIONS PROCÉDURALES

Règlement administratif – Avis de modification
Règlement administratif – Entrée en vigueur d’une modification
Directives Robert’s

DISPOSITION TRANSITOIRE, ABROGATION ET ENTRÉE EN VIGUEUR

Disposition transitoire
Abrogation
Entrée en vigueur

Définitions et interprétation

1 (1)   Les définitions qui suivent s’appliquent au présent règlement administratif.

« administrateurs » signifie les administrateurs de la Division désignés en vertu de l’article 5.

« Association nationale » signifie l’Association du Barreau canadien / Canadian Bar Association.

« Barreau » signifie le Barreau du Nouveau-Brunswick.

« Conseil d’administration » signifie le Conseil d’administration de l’Association nationale.

« Comité exécutif » signifie le Comité exécutif de la Division, constitué en vertu de l’article 7.

« Conseil » signifie le Conseil de la Division.

« directeur général » signifie le directeur général de la Division.

« Division » signifie la Division du Nouveau-Brunswick de l’Association nationale.

« Forum national du leadership » a le sens qui lui est attribué dans le règlement administratif de l’Association nationale.

« membre élu du conseil » signifie un membre élu au Conseil en vertu de l’alinéa 12(1)(b).

« président sortant » signifie le président de la Division dans l’année financière précédente.

« président » signifie le président de la Division.

« province » signifie la province du Nouveau-Brunswick.

« section » signifie une section de la Division, y compris une conférence de la Division.

« trésorier » signifie le trésorier de la Division.

« vice-président » signifie le vice-président de la Division.
 
1 (2) Dans le présent règlement administratif,

  1. un mot au singulier est assimilé au pluriel, et un mot au pluriel est assimilé au singulier;
  2. les autres formes stylistiques et grammaticales d’un terme défini s’entendent et s’interprètent comme ayant des acceptions correspondantes;
  3. si le délai prévu pour accomplir un acte expire un jour férié, l’acte peut être accompli le premier jour suivant qui n’est pas férié.

LA DIVISION ET SES MEMBRES

Adhésion à titre de membre

2  Peut devenir membre de la Division :

  1. tout membre en règle de l’Association nationale qui réside dans la province;
  2. tout membre en règle de l’Association nationale qui, sans résider dans la province, est membre du Barreau et a élu d’être membre de la Division;
  3. toute personne qui, en vertu d’une résolution du Conseil, est admise à titre de membre honoraire de la Division.

Mission et pouvoirs

3  La Division a les pouvoirs nécessaires à l’accomplissement de sa mission, qui est :

  1. d’œuvrer en vue de réaliser les buts suivants de l’Association nationale :
    1. améliorer le droit,
    2. améliorer l’administration de la justice,
    3. améliorer et favoriser l’accès à la justice,
    4. favoriser l’égalité au sein de la profession juridique et du système judiciaire,
    5. améliorer et promouvoir les connaissances, les compétences, les normes de déontologie et le bien-être des membres de la profession juridique,
    6. représenter la profession juridique à l’échelle nationale et internationale,
    7. mettre en valeur les intérêts des membres de l’Association nationale;
  2. de conclure avec le Barreau des accords lui permettant d’assumer des fonctions pertinentes non statutaires de celui-ci;
  3. de favoriser la réforme du droit et y participer;
  4. de défendre les intérêts de la profession juridique;
  5. d’offrir à ses membres des programmes de formation professionnelle continue et en faire la promotion.

Assemblée annuelle

4  La Division tient une assemblée annuelle de ses membres lors de sa réunion hivernale, et l’avis de convocation à la réunion hivernale est réputé constituer un avis suffisant de l’assemblée annuelle de la Division.

ADMINISTRATEURS

Administrateurs

5 (1) Les administrateurs de la Division sont les personnes suivantes :

  1. le président;
  2. le vice-président;
  3. le trésorier;
  4. le président sortant.

5 (2) Deux administrateurs forment le quorum pour la tenue d’une réunion.

5 (3) Le Conseil comble toute vacance d’un poste d’administrateur et les administrateurs peuvent y pourvoir temporairement.

Fonctions des administrateurs

6 (1) Le président, qui est le premier dirigeant de la Division :

  1. préside les réunions de la Division, du Conseil, du Comité exécutif et des administrateurs;
  2. assiste le président de l’Association nationale dans la gestion des affaires de l’Association nationale à l’intérieur de la province et se consacre en particulier à défendre les intérêts de l’Association nationale dans la province;
  3. en ce qui concerne les questions à traiter à l’intérieur de la province, a les mêmes droits et accomplit les mêmes fonctions que le président de l’Association nationale;
  4. représente la Division lors du Forum national du leadership;
  5. veille à ce que les politiques de l’Association nationale soient mises en œuvre et que tous nouveaux buts et objectifs soient formulés et présentés au Conseil;
  6. est le principal porte-parole de la Division auprès du gouvernement, des médias et d’autres organismes;
  7. veille à ce que les membres soient informés des activités de la Division;
  8. fait rapport au Comité exécutif et au Conseil;
  9. informe et consulte le Comité exécutif au sujet de toute question ayant trait aux politiques, aux activités, aux programmes et aux finances de la Division.

6 (2)      Le vice-président :

  1. assiste le président dans la gestion des affaires de la Division;
  2. en l’absence du président, représente la Division à toute réunion du Bureau d’administration;
  3. assiste aux réunions des présidents des comités du recrutement de l’Association nationale;
  4. en l’absence du président, préside les réunions, jouit des pouvoirs et exerce les fonctions du président;
  5. est responsable de l’organisation de la réunion hivernale annuelle de la Division.

6 (3)      Le trésorier, qui est le directeur financier de la Division :

  1. est responsable des finances de la Division;
  2. veille à la préparation d’un budget annuel et le présente au Conseil pour approbation;
  3. présente les états financiers mensuels au Comité exécutif;
  4. surveille et contrôle les dépenses de la Division;
  5. présente à l’assemblée annuelle de la Division son rapport financier;
  6. en l’absence du président et du vice-président, préside les réunions du Conseil;

6 (4)  Le président sortant :

  1. préside le comité des candidatures de la Division;
  2. préside l’assemblée annuelle de la Division;
  3. est le directeur général des élections tenues en conformité avec  l’article 25;

6 (5) Les administrateurs peuvent se réunir pour traiter des affaires, et peuvent ajourner ou régir leurs réunions comme ils l’entendent, y compris au moyen de téléconférences ou de vidéoconférences.

COMITÉ EXÉCUTIF

Comité exécutif

7 (1) Les personnes suivantes constituent le Comité exécutif :

  1. les administrateurs;
  2. le président du comité des communications;
  3. le responsable des activités de sections;
  4. le directeur général, à titre de membre n’ayant pas droit de vote.

7 (2) Trois membres ayant droit de vote, dont obligatoirement un administrateur, forment le quorum pour la tenue d’une réunion du Comité exécutif.
 
7 (3) Le Conseil comble toute vacance d’un poste de membre du Comité exécutif et les administrateurs peuvent y pourvoir temporairement.

Fonctions du Comité exécutif

8 (1) Le Comité exécutif conseille et assiste le président dans ses fonctions et, entre les réunions du Conseil, exerce tous les pouvoirs du Conseil, sauf le pouvoir de prendre des règlements administratifs.

8 (2) Les membres du Comité exécutif présentent un rapport à chaque réunion du Conseil.

8 (3) Le Comité exécutif peut :

  1. nommer :
    1. le directeur général de la Division,
    2. les membres du comité des candidatures, autre que le président,
    3. les membres de tout autre comité de la Division ou de l’Association nationale dont la nomination n’est pas prévue par d’autres moyens dans le présent règlement administratif ou dans le Règlement de l’Association nationale;
  2. présenter des recommandations au Conseil à l’égard des postes suivants :
    1. responsable des activités de sections;
    2. représentant de la Division au conseil d’administration de l’Association d’assurances du Barreau canadien;
    3. président d’une section de la Division;
    4. sous réserve du sous-alinéa (3)(a)(ii), président et membre d’un comité permanent ou d’un comité spécial.

8 (4) Le Comité exécutif peut se réunir pour traiter des affaires, et peut ajourner ou régir ses réunions comme il l’entend, y compris au moyen de téléconférences ou de vidéoconférences.

Les fonctions du Comité exécutif relativement au Directeur général

9 (1) Le Comité exécutif prescrit les attributions du directeur général.

9 (2) En l’absence du directeur général, le Comité exécutif peut désigner un dirigeant de la Division pour exécuter les fonctions du directeur général.

Fonctions du responsable des activités de sections

10 Le responsable des activités de sections :

  1. organise la séance annuelle d’orientation des présidents de sections de la province;
  2. assure la liaison avec les présidents des sections;
  3. coordonne les travaux des sections à la réunion hivernale de la Division;
  4. présente des suggestions au comité des candidatures quant aux candidats à la présidence des sections;
  5. siège au comité de formation professionnelle continue;
  6. fait rapport au Comité exécutif et au Conseil;
  7. facilite les activités et le travail des sections;
  8. accomplit les autres fonctions que lui confie le Comité exécutif.

Directeur général

11 (1) Le directeur général de la Division, qui est l’agent administratif principal de la Division, rend compte aux administrateurs.

11 (2) Le directeur général est chargé de :

  1. gérer les affaires générales de la Division conformément à ses politiques;
  2. conseiller et assister les administrateurs, le Comité exécutif et les autres comités de la Division dans l’exécution de leurs fonctions et responsabilités;
  3. rédiger le procès-verbal des réunions de la Division, du Comité exécutif, des administrateurs et du Conseil;
  4. exercer sa pleine autorité et assumer la responsabilité à l’égard des services administratifs de la Division et de tout le personnel employé par la Division;
  5. tenir les livres de comptabilité appropriés et assister le trésorier dans la préparation des budgets et des états financiers de la Division;
  6. s’occuper de toute la correspondance et émettre les avis requis en vertu du règlement administratif ou à la demande des administrateurs ou du Comité exécutif;
  7. accomplir les fonctions que les administrateurs ou le Comité exécutif peuvent lui déléguer;
  8. agir à titre d’agent de liaison de la Division avec le bureau de l’Association nationale;
  9. assumer la responsabilité de la prestation du programme de formation professionnelle continue de la Division et agir à titre d’agent de liaison avec le comité de formation professionnelle continue;
  10. agir à titre d’agent de liaison entre les comités et sections de la Division et les administrateurs et le Comité exécutif;
  11. être membre d’office n’ayant pas droit de vote du Comité exécutif et assister aux réunions des administrateurs.

11 (3) Le directeur général ne s’engage dans aucune activité qui pourrait entrer en conflit avec les fonctions de son poste, sauf avec l’approbation des administrateurs.

CONSEIL

Conseil

12 (1) Le Conseil est constitué des personnes suivantes qui résident dans la province :

  1. les membres du Comité exécutif ayant droit de vote;
  2. 11 membres élus par les membres de la Division, comme suit :
    1. un membre élu dans chacun des districts judiciaires suivants :
      1. Bathurst
      2. Campbellton
      3. Edmundston
      4. Miramichi,
      5. Woodstock;
    2. deux membres élus dans chacun des districts judiciaires suivants :
      1. Fredericton
      2. Moncton
      3. Saint John
  3. le président de chaque section, conférence, comité permanent et comité spécial;
  4. un représentant étudiant de chacune des écoles de droit de la province;
  5. le doyen de chacune des écoles de droit de la province, ou son délégué;
  6. le président du Barreau, ou son délégué,
  7. les membres suivants n’ayant pas droit de vote :
    1. le procureur général de la province, ou son délégué,
    2. les anciens présidents de la Division,
    3. les anciens présidents de l’Association nationale,
    4. les membres des comités permanents de l’Association nationale;
  8. les autres membres de la Division que le Conseil peut nommer par voie de résolution.

12 (2) Le mandat d’un membre élu du Conseil est d’une durée de deux ans, et tout membre peut être réélu pour une durée maximale de trois mandats consécutifs.

12 (3) Un membre élu du Conseil ayant exercé ses fonctions durant trois mandats consécutifs ne peut être réélu au Conseil en vertu de l’alinéa (1)(b) que s’il s’est écoulé au moins deux ans après l’expiration de son troisième mandat; s’il est alors élu, le membre est réputé, aux fins d’application du paragraphe (2), en être à son premier mandat à titre de membre élu du Conseil.

12 (4)    Le Conseil comble toute vacance parmi ses membres élus par voie de résolution et les administrateurs peuvent y pourvoir temporairement.

Fonctions et pouvoirs du Conseil

13 (1) Le Conseil est chargé des fonctions et doté des pouvoirs suivants :

  1. diriger les affaires de la Division conformément au règlement administratif;
  2. surveiller la Division, élaborer ses politiques et la gérer, étant donné qu’il a tous les pouvoirs nécessaires ou accessoires à l’exécution de ces fonctions;
  3. surveiller et diriger les administrateurs, le Comité exécutif, les sections, les comités et les employés et agents de la Division;
  4. décider de tenir un référendum auprès des membres de la Division sur un vote majoritaire de ses membres, pour toute question concernant des éléments de droit, l’administration de la justice ou la politique de la Division. Une majorité des votes exprimés au référendum détermine la politique de la Division quant à la question soumise;
  5. nommer des comités de rédaction chargés d’établir, de revoir et d’assurer la mise en œuvre de politiques et de lignes directrices relatives aux publications officielles de la Division;
  6. adopter des règlements pour la bonne gestion des affaires de la Division, et les modifier ou les abroger.

13 (2) Sans que soit limitée la portée générale du paragraphe (1), le Conseil est doté de pouvoirs pour exercer ses fonctions en conformité avec le règlement administratif, notamment :

  1. convoquer des assemblées extraordinaires de la Division à la demande du président ou à la demande écrite d’au moins 5 membres du Conseil;
  2. ratifier ou refuser de ratifier le lieu de l’assemblée annuelle et de la réunion hivernale de la Division;
  3. combler toute vacance d’un poste de membre du Conseil, d’administrateur et de membre du Comité exécutif;
  4. nommer le responsable des activités de sections;
  5. nommer des représentants de la Division au conseil d’administration de l’Association d’assurances du Barreau canadien;
  6. nommer les présidents des sections de la Division;
  7. ratifier ou refuser de ratifier les nominations faites par les administrateurs et le Comité exécutif pour combler toute vacance;
  8. recevoir les rapports d’activités des sections;
  9. recevoir les rapports des administrateurs et du Comité exécutif;
  10. tenir des réunions ordinaires ou spéciales;
  11. nommer les membres des comités permanents, exception faite du comité des candidatures;
  12. constituer des comités spéciaux et nommer leurs membres;
  13. recevoir, étudier et adopter ou rejeter, en totalité ou en partie, les rapports des comités permanents ou spéciaux;
  14. approuver le budget annuel de la Division;
  15. transmettre à une section les questions sur lesquelles il est souhaitable que cette section se penche et dresse un rapport;

Délibérations du Conseil

14 (1) Les réunions du Conseil sont convoquées et se tiennent conformément aux dispositions suivantes :

  1. le Conseil tient une réunion ordinaire au moins trois fois par année;
  2. chaque année, une réunion ordinaire du Conseil, qui sera l’Assemblée annuelle conformément à l’article 4 ci-dessus, a lieu à l’occasion de la réunion
  3. le Conseil tient une réunion spéciale lorsqu’une telle réunion est convoquée par le Comité exécutif;
  4. un avis de convocation à une réunion du Conseil est envoyé à chaque membre par écrit, au moins dix jours avant la tenue de la réunion, à l’adresse inscrite dans les dossiers de la Division et, s’il s’agit  d’une réunion spéciale, l’avis en précise le but.

14 (2) Dix membres ayant droit de vote forment le quorum pour la tenue d’une réunion du Conseil.

14 (3) Un membre élu qui omet d’assister à deux réunions consécutives du Conseil peut en être exclu par un vote majoritaire de ses membres.

14 (4) Un membre autre qu’un membre n’ayant pas droit de vote a le droit de recevoir un avis de convocation aux réunions ainsi que le droit de voter lors des réunions du Conseil.

14 (5) Un membre n’ayant pas droit de vote a le droit de recevoir un avis de convocation aux réunions ainsi que le droit de parole, mais non le droit de vote lors des réunions du Conseil.

14(6)    Un membre de la Division qui n’est pas membre du Conseil a le droit d’assister à toute réunion de celui-ci et, avec l’autorisation du président de la réunion, a le droit de parole, mais non le droit de vote lors de la réunion.

COMITÉS

Comités permanents

15 (1) Les comités permanents de la Division sont les suivants :

  1. le comité des communications;
  2. le comité de formation professionnelle continue;
  3. le comité des candidatures.

15 (2) Sous réserve du présent règlement administratif, le comité des communications et le comité de formation professionnelle continue exécutent les fonctions que leur attribuent les administrateurs.

15 (3) Sous réserve du présent règlement administratif et de toute résolution du Conseil, chaque Conseil nouvellement élu nomme lors de sa première réunion le président et les membres du comité des communications et du comité de formation professionnelle continue.

15 (4) Si le Conseil ne fait pas une nomination prévue au paragraphe (3), le Comité exécutif peut y procéder et  combler toute vacance éventuelle  au sein de ces comités.

15 (5) Un comité permanent dont la composition n’est pas expressément prescrite est composé d’au moins trois membres et d’au plus 15 membres.

Comité des communications

16 Le président du comité des communications est chargé des fonctions et doté des pouvoirs suivants :

  1. veiller à ce que la visibilité de la Division soit assurée, grâce à des communications efficaces avec le public et avec les membres;
  2. veiller à ce que les prises de position publiques de la Division adoptées par voie de résolutions du Conseil soient communiquées aux médias et aux membres;
  3. siéger au comité de rédaction des publications de la Division;
  4. assister de façon générale le président dans ses communications avec les représentants des médias.

Comité de formation professionnelle continue

17        Le président du comité de formation professionnelle continue est chargé des fonctions et doté des pouvoirs suivants :

  1. coordonner et mettre en œuvre des programmes de formation professionnelle continue à l’intention des membres;
  2. représenter la Division au comité de formation professionnelle continue obligatoire du Barreau
  3. assister sur demande aux réunions du Comité exécutif.

Comité des candidatures

18(1)    Le comité des candidatures est composé des personnes suivantes :

  1. le président sortant, qui en est le président;
  2. un membre de la Division du Nouveau-Brunswick de la conférence des jeunes avocates et avocats nommé par le Comité exécutif;
  3. au moins un autre membre nommé par le Comité exécutif.

18(2)    Le comité des candidatures étudie les candidatures et présente des recommandations au Comité exécutif à l’égard des postes et des prix suivants :

  1. trésorier;
  2. membres élus du Conseil;
  3. responsable des activités de sections;
  4. présidents des sections de la Division;
  5. prix que présentent chaque année la Division et l’Association nationale;
  6. postes au sein des comités permanents provinciaux et nationaux;
  7. représentants provinciaux au conseil d’administration de l’Association d’assurances du Barreau canadien.

18 (3) Le comité des candidatures est régi par les dispositions suivantes :

  1. le comité peut se réunir pour traiter des affaires, et peut ajourner ou régir ses réunions comme il l’entend;
  2. le président ou deux autres membres du comité peuvent en convoquer les réunions;
  3. la majorité des membres forment le quorum pour traiter des affaires du comité;
  4. dans ses décisions sur les candidatures, le comité tient compte de la représentation selon l’âge, le sexe, la race, la langue, le lieu géographique et le domaine d’exercice du droit.

Comités spéciaux

19 (1) Le Conseil peut constituer un comité spécial à toute fin.

19 (2) Entre les réunions du Conseil, le président a le pouvoir de constituer des comités spéciaux, et toute décision en ce sens du président demeure en vigueur jusqu’à la réunion suivante, lorsqu’elle doit être soit ratifiée, soit annulée par le Conseil.

19 (3) Un comité spécial ne doit pas exister pour une durée dépassant trois ans à moins que son mandat ne soit prolongé par une résolution du Conseil, chaque prolongation étant limitée à une période maximale de trois ans.

Comités – Généralités

20 (1) Chaque comité présente un rapport écrit à l’assemblée annuelle de la Division.

20 (2) Chaque comité présente un rapport écrit lors d’une réunion du Conseil au moins une fois par année.

20 (3) Un comité peut se réunir pour traiter des affaires, et peut ajourner ou régir ses réunions comme il l’entend, moyennant ses limites budgétaires.
 
20 (4) Aucun président ni membre d’un comité ne doit demeurer en poste pour plus de trois ans, à moins que le Conseil n’en décide autrement par voie de résolution, et alors seulement d’une année sur l’autre.

ÉLECTIONS

Appel de déclarations d'intérêt

21 (1) Au plus tard le 15 février de chaque année, le directeur général diffuse aux membres de la Division, au nom du comité des candidatures, un appel de déclarations d’intérêt pour les postes visés aux alinéas 18(2)(a) et (b).

21 (2) L’appel diffusé en vertu du paragraphe (1) doit exiger que les déclarations d’intérêt soient soumises au directeur général dans les 30 jours qui suivent la diffusion de l’appel.

Rapport du comité des candidatures

22 (1) Au plus tard le 1er avril de chaque année, le comité des candidatures présente au directeur général un rapport indiquant les noms des membres de la Division qu’il recommande en vue d’une candidature au poste de trésorier et aux autres postes vacants  de membres élus du Conseil.

22 (2) Dans son rapport, le comité des candidatures peut recommander plus d’une personne pour un poste visé au paragraphe (1), auquel cas une élection aura lieu conformément à l’article 25, que des candidatures supplémentaires aient été reçues ou non en application de l’article 23.

Appel de candidatures supplémentaires

23 (1) Au plus tard le 10 avril de chaque année, le directeur général diffuse le rapport des candidatures aux membres de la Division et les invite à proposer toute candidature supplémentaire, en ajoutant l’avis suivant :

23 (2) Le rapport visé au paragraphe (1) devra inclure l’avis suivant, avec les adaptations nécessaires, s’il fait mention de poste pour lequel il y a plus d’une candidature :

 « Si aucune autre mise en candidature n’est reçue par le directeur général au plus tard le 30 avril (année), les candidats qui figurent sur la liste présentée dans le rapport du comité des candidatures seront déclarés élus par acclamation. »

23 (3) Un membre de la Division peut proposer une candidature supplémentaire à l’un des postes visés au paragraphe 22(1) si le membre dont la candidature est proposée y consent et si au moins deux autres membres de la Division le recommandent par écrit.

Élection par acclamation Sous réserve du paragraphe 22 (2),

24 Si aucune mise en candidature supplémentaire n’est reçue par le directeur général au plus tard le 30 avril, le président sortant déclare élus par acclamation les candidats figurant sur la liste présentée dans le rapport du comité.

Modalités d’élection

25 (1) Si des mises en candidature supplémentaires sont reçues par le directeur général au plus tard le 30 avril, celui-ci tient une élection pour chaque poste à l’égard duquel une candidature supplémentaire a été reçue et l’élection est menée conformément au paragraphe (3) et aux autres règles fixées par le président sortant.

25 (2)  Le président sortant est le directeur général des élections et en fixe les règles, nomme les scrutateurs et décide de toutes les questions ayant trait à la tenue de l’élection, y compris l’éligibilité des candidats et l’admissibilité des électeurs.

25 (3) Les modalités de l’élection à un poste sont les suivantes :

  1. le directeur général prépare un bulletin de vote indiquant, pour chaque poste à l’égard duquel une candidature supplémentaire a été reçue, les noms des candidats au poste;
  2. la date à laquelle le bulletin de vote doit parvenir au directeur général, soit le 31 mai ou avant cette date, est indiquée sur le bulletin de vote;
  3. le directeur général envoie le bulletin de vote par la poste ou par courrier électronique à chaque membre de la Division;
  4. le directeur général veille à ce que les bulletins de vote soient envoyés aux membres de la Division au moins 25 jours avant la date fixée pour leur retour;
  5. l’élection à un poste est déterminée par les bulletins de vote reçus;
  6. le candidat pour un poste qui reçoit le plus grand nombre de votes y est élu;
  7. en cas d’égalité du nombre de votes entre des candidats à un poste, le président sortant exprime le vote décisif;
  8. le président sortant annonce les résultats de l’élection, qui sont définitifs.

Début des mandats

26 (1) Le mandat des administrateurs et des membres du Conseil débute le 1er septembre suivant les élections.

26 (1) Le 1er septembre de chaque année, le trésorier devient le vice-président, le vice-président devient le président, et le président devient le président sortant.

DÉCLARATIONS OU REPRÉSENTATIONS

Déclarations ou représentations

27 (1) Sous réserve des paragraphes (2) et (3), un membre d’une section ou un groupe de membres de la Division qui fait ou présente à toute personne une déclaration ou des observations paraissant représenter la position de la Division, d’une de ses sections ou d’un de ses comités doit au préalable obtenir le consentement du Conseil, sauf dans l’une ou l’autre des situations suivantes :

  1. la déclaration est faite ou les observations sont présentées par une section provinciale ou un comité de la Division uniquement au président d’une section ou d’un comité de l’Association nationale;
  2. la déclaration est faite ou les observations sont présentées par une section provinciale ou un comité de la Division uniquement au Comité exécutif;
  3. la déclaration est faite ou les observations sont présentées par une section provinciale ou un comité de la Division uniquement à l’ensemble des membres lors d’une réunion de la Division.

27 (2) Sous réserve du paragraphe (3), si le Conseil ne se réunit pas alors que de l’avis du président l’affaire en cause revêt un caractère urgent, le Comité exécutif peut consentir à la déclaration ou à la présentation d’observations visées au paragraphe (1).

27 (3) Si une section entend faire ou présenter une déclaration ou des observations visées au paragraphe (1) mais non aux alinéas (1)(a) à (c) portant sur une question qu’étudient des sections dans plus d’une province, avant d’y consentir, le Conseil ou le Comité exécutif, selon le cas, consulte le président de chaque section nationale concernée.

SECTIONS

Constitution d’une section

28 (1) Une section peut être constituée pour l’étude d’un domaine particulier du droit et de questions reliées aux objectifs de l’Association nationale.

28 (2) Une section est constituée par une résolution du Conseil.

Composition des sections

29 (1) Un membre en règle de la Division peut devenir membre de toute section.

29 (2) Un membre de la Division a le droit de participer aux affaires et aux activités de toute section dont il est membre, de proposer des candidats et d’être mis en candidature à un poste dans la section, ainsi que d’en être un dirigeant.

29 (3) Peuvent être membres de la Conférence des jeunes avocat(e)s et notaires pour le Nouveau-Brunswick les membres suivants de la Division :

  1. les membres étudiants;
  2. les membres qui ont moins de 40 ans;
  3. les membres qui ont plus de 40 ans, mais qui n’exercent le droit que depuis moins de 10 ans.

Réunions des sections

30 (1) Une section convoque une réunion au moins une fois par année.

30 (2) Une section peut se réunir aux heures et lieux que son président juge nécessaires, compte tenu des limites raisonnables fixées dans le budget de la section.

Administration des sections

31 (1) Un comité exécutif composé d’un président, d’un vice-président, d’un secrétaire et de toute autre personne que la section juge nécessaire assume les responsabilités administratives d’une section.

31 (2) Le comité exécutif d’une section se réunit une fois par année lors de l’assemblée annuelle de la Division ou autrement sur convocation de son président.

31 (3) La constitution d’une section doit être approuvée par le Conseil et reste en vigueur jusqu’à ce que le Conseil reçoive une demande de modification par suite d’un vote majoritaire des membres du comité exécutif de la section.

31 (4) La constitution d’une section et toute modification qui y est apportée sont inopérantes jusqu’à ce qu’elles soient approuvées par le Conseil.

Comité exécutif d’une section

32 (1) Une section peut élire les membres de son comité exécutif pour un mandat d’une durée maximale de deux ans débutant le 1er septembre.

32 (2) L’élection du comité exécutif d’une section est tenue conformément à sa constitution ou, en l’absence d’une constitution approuvée, à la réunion annuelle de son comité exécutif.

32 (3) Si une section n’élit pas un comité exécutif conformément au paragraphe (2), le Comité exécutif de la Division peut en nommer un.

32 (4) Si le président d’une section n’est pas en mesure de remplir les fonctions de son poste ou par ailleurs ne les remplit pas, le Comité exécutif de la Division peut le remplacer par un autre membre désigné pour assumer ce poste jusqu’au 1er septembre suivant.

32 (5) Le président d’une section doit :

  1. assister à la séance annuelle d’orientation des présidents de sections du Nouveau-Brunswick;
  2. proposer des sujets d’étude et organiser des séances qui peuvent intéresser les membres de la section;
  3. tenir des consultations avec le directeur général au sujet des activités de la section et avec le coordonnateur de la formation professionnelle continue au sujet des programmes de formation prévus au cours de l’année et lors de la réunion hivernale de la Division;
  4. faire tous les efforts raisonnables pour assister à chaque réunion du Conseil;
  5. faire valoir auprès du Conseil les intérêts et les préoccupations des membres de la section;
  6. assister à la réunion annuelle de la Section nationale et rendre compte de cette réunion au Conseil;
  7. aussitôt que possible après le 1er septembre chaque année, présenter au responsable des activités de sections ses propositions concernant le travail de la section prévu pour la prochaine année.

32 (6) Le vice-président d’une section assiste le président dans ses fonctions et remplace le président lorsqu’il n’est pas disposé à s’acquitter de ses fonctions et responsabilités ou pas en mesure de le faire.

Rapports des sections

33  Le comité exécutif de chaque section présente à chaque réunion ordinaire du Conseil un rapport sur les activités de la section depuis la réunion ordinaire précédente.

Renvoi de dossiers

34  Le Conseil ou, avec l’approbation du Comité exécutif, le président peut renvoyer à une section les questions sur lesquelles il est souhaitable qu’elle fasse enquête et rapport.

Postes vacants

35  Toute vacance d’un poste de dirigeant d’une section est comblée conformément à la constitution de la section ou, en l’absence d’une constitution approuvée, par les autres dirigeants de la section.

FINANCES ET INVESTISSEMENTS

Budget

36  Les administrateurs sont autorisés et habilités à faire des paiements et à engager des dépenses conformément au budget approuvé par le Conseil.
 
Transactions bancaires ordinaires

37 Sauf indication contraire dans le présent règlement administratif, le trésorier ou son délégué effectue les transactions bancaires ordinaires de la Division.
 
Comptes bancaires

38 Les comptes au nom de la Division sont tenus dans une banque à charte canadienne, une société de fiducie ou une caisse populaire, dans lesquels toutes les sommes reçues sont déposées et à partir desquels tous les paiements sont effectués.

Chèques, lettres de change et autres titres négociables

39 (1) Tous chèques, toutes lettres de change et autres titres négociables sont signés au nom de la Division par deux des personnes suivantes :

  1. le président;
  2. le vice-président;
  3. le trésorier;
  4. le directeur général;
  5. toute autre personne désignée par le Conseil.

39 (2) Aucun chèque ne peut être émis ni paiement effectué pour une dépense sans l’approbation du trésorier lorsque le montant de la dépense dépasse 10 pour cent du poste correspondant du budget.

Vérifications

40 Les livres comptables et les comptes de la Division sont examinés ou vérifiés chaque année par un cabinet d’experts comptables que désigne le Conseil lors de l’assemblée annuelle de la Division.

RÈGLEMENT ADMINISTRATIF ET QUESTIONS PROCÉDURALES

Règlement administratif – Avis de modification

41 (1) L’avis de toute proposition de modification du règlement administratif de la Division se donne par écrit au directeur général au moins 30 jours avant la réunion de la Division lors de laquelle la modification sera étudiée.
 
41 (2)  Au moins 21 jours avant la réunion mentionnée au paragraphe (1), le directeur général fait parvenir aux membres de la Division un avis écrit qui fait état des modifications proposées.

Règlement administratif – Entrée en vigueur d’une modification

42 Une modification au règlement administratif qui a été adoptée par la Division est réputée entrer en vigueur au moment où la résolution proposant son adoption est approuvée par une réunion de la Division, sauf indication contraire dans la modification.

Directives Robert’s

43  Sauf disposition contraire du règlement de l’Association nationale, toutes les réunions de la Division sont régies par les règles de procédure générale pour réunions publiques des directives Robert's.

DISPOSITION TRANSITOIRE, ABROGATION ET ENTRÉE EN VIGUEUR

Disposition transitoire

44 Un administrateur, un membre du Comité exécutif, un membre du Conseil ou un membre d’un comité permanent ou d’un comité spécial nommé ou élu en vertu du règlement administratif de la Division qui était en vigueur immédiatement avant l’entrée en vigueur du présent règlement administratif demeure en poste jusqu’à ce qu’il soit nommé, élu ou remplacé en application du présent règlement administratif.
 
Abrogation

45 Le règlement administratif de la Division, modifié le 1er septembre 2012 est abrogé.

Entrée en vigueur

46 Le présent règlement administratif entre en vigueur le 8 février 2019.