Politique de dépenses

 

Association du Barreau canadien – Division du Nouveau-Brunswick
Politique de dépenses
Révisée en novembre 2014

 
 
  1. Définitions
 
« administrateur dirigeant » Un administrateur dirigeant de l’Association, à savoir le président, le vice-président, le trésorier et le président sortant.
 
« Assemblée nationale » Sauf si le contexte s’y oppose, l’Assemblée annuelle ou l’Assemblée de la mi-hiver de l’Association nationale.
 
« Association » La division du Nouveau-Brunswick de l’Association du Barreau canadien.
 
« Association nationale » L’Association du Barreau canadien/Canadian Bar Association.
 
« conjoint » Un époux ou un conjoint de fait.
 
« Conseil » Le conseil de l’Association.
 
« Conseil national » Le conseil de l’Association nationale.
 
« directeur général » Le directeur général de l’Association.
 
« membre » Un membre de l’Association.
 
 
  1. Généralités
 
Les dépenses engagées pour les affaires de l’Association sont remboursées conformément à la présente politique, et le choix le plus pratique au coût le plus faible guide l’application de la présente politique au remboursement des dépenses. Tout différend entourant le remboursement de dépenses est tranché par les administrateurs dirigeants, dont la décision est finale.
 
Le directeur général peut, s’il le juge approprié, approuver une exception ou une dérogation à la présente politique; toutefois, cette exception ou dérogation doit être préapprouvée par le directeur général pour que les dépenses soient remboursées.
 
Les dispositions qui suivent régissent le remboursement de toutes les dépenses conformément à la présente politique :
 
  1. les reçus et factures doivent être soumis à l’Association en format électronique ou papier pour que le remboursement soit effectué;
 
  1. une demande de remboursement des dépenses de déplacement doit être soumise à l’Association dans un délai de 60 jours après la date où les dépenses sont engagées, à l’exception des dépenses engagées en août, qui doivent être soumises dans un délai de 30 jours suivant la date à laquelle elles sont engagées;
 
  1. toutes les autres demandes de remboursement de dépenses doivent être soumises à l’Association au plus tard à la fin de l’exercice de l’Association (soit le 31 août) dans lequel les dépenses sont engagées; aucune demande de remboursement pour les dépenses encourues durant l’exercice précédent n’est acceptée sauf sur approbation du directeur général.
 
 

3.Frais de déplacement

 

a.Déplacement par véhicule automobile

Le covoiturage et les autres méthodes de partage des coûts entre les membres sont fortement encouragés lorsqu’une activité de l’Association nécessite un déplacement. S’il est impossible de faire du covoiturage et que le déplacement demeure nécessaire, il peut être préférable de louer un véhicule plutôt que de se servir de sa propre automobile (en se fondant sur le barème des frais de déplacement de l’Association pour le remboursement du kilométrage). Les coûts doivent être examinés pour déterminer si les frais de location de véhicule et d’essence sont inférieurs ou non à une demande de remboursement du kilométrage pour le même déplacement. Si les frais de location de véhicule sont inférieurs, il s’agit de l’option à privilégier.
 
Si une demande de remboursement du kilométrage est soumise à l’Association :
 
  1. les frais de kilométrage réclamés pour un trajet séparant deux communautés sont calculés selon le barème des déplacements figurant à www.cba.org/;
             
  1. le remboursement pour l’utilisation du véhicule personnel du demandeur est de 0,40 $/km ou tout autre taux approuvé par le Conseil, jusqu’à concurrence du meilleur tarif applicable au transport aérien commercial ou à un autre type de véhicule commercial pour le même déplacement;
 
  1. lorsqu’une demande de remboursement de kilométrage a été présentée, aucun remboursement de location de véhicule n’est effectué relativement à la même activité (et vice versa).
 

b.Déplacement par avion

Les déplacements par avion ne sont remboursés qu’au tarif aérien le plus bas.
 
Si un demandeur utilise ses points de voyage personnels ou des primes de voyage pour acheter son billet d’avion afin de participer aux activités approuvées de l’Association, il n’est pas remboursé.
 
Lorsque le demandeur opte pour le transport aérien, le coût de la location d’un véhicule pour la même activité n’est remboursé que jusqu’à concurrence des dépenses raisonnables de taxi ou de navette.
 
Le remboursement des frais de déplacement entre le lieu de résidence du demandeur et l’aéroport et entre l’aéroport de destination et le lieu où se déroule l’activité ne doit pas dépasser le coût d’un taxi entre ces deux points.
 

c.Autres modes de déplacement

Les frais de déplacement raisonnables par d’autres moyens de transport sont remboursés au prix coûtant, à condition que la réclamation soit accompagnée des reçus et que les frais correspondent au prix le plus bas entre le tarif aérien et les frais de déplacement par véhicule.
 

d.Hébergement

Le coût d’une chambre assorti des taxes applicables est remboursé jusqu’à concurrence du tarif d’une chambre standard dans l’hôtel choisi par les organisateurs de l’activité ou, si aucun hôtel n’est choisi ou que plusieurs hôtels sont choisis, du tarif de la chambre standard le plus bas dans l’hôtel le plus proche de l’activité.
 
Le remboursement pour l’hébergement d’une nuitée n’est effectué que :
 
  1. si le demandeur ne peut pas arriver à son domicile au plus tard à 22 h entre le 1er avril et le 30 septembre;
 
  1. si le demandeur ne peut pas arriver à son domicile au plus tard à 20 h entre le 1er octobre et le 31 mars;
 
  1. si le demandeur ne peut pas quitter son domicile à compter de 8 h et arriver à destination à temps pour le début de l’activité.
 
Lorsqu’il réclame un remboursement afférent aux frais d’hébergement d’une nuitée, le demandeur peut réclamer une somme pour frais accessoires, comme des appels téléphoniques, jusqu’à concurrence de 5 $ par jour.
 

e.Repas

Le coût des repas est remboursé selon les taux suivants :
  1. Petit déjeuner :  15 $ - reçus obligatoires (taxes et pourboire compris)
  2. Déjeuner :           20 $ - reçus obligatoires (taxes et pourboire compris)
  3. Dîner :                  50 $ - reçus obligatoires (taxes et pourboire compris)
 
 

4.Comités, sections et conférences

 

a.Participation aux réunions nationales

Le président d’un comité, d’une section ou d’une conférence de l’Association, ou son délégué, a droit au remboursement de ses frais de déplacement raisonnables engagés pour assister à une réunion nationale de ce comité, de cette section ou de cette conférence, dans la mesure où les frais ne sont pas déjà remboursés par l’Association nationale.
 
Le remboursement des frais de déplacement pour se rendre à une réunion nationale d’un comité, d’une section ou d’une conférence est effectué seulement lorsque le président a participé à la réunion nationale et a présenté un compte rendu au directeur général.
 

b.Réunions locales et autres dépenses

Les réunions locales des comités, sections et conférences, dont le Conseil a au préalable approuvé les dépenses, ont lieu dans les villes les plus pratiques et les moins chères. Dans bon nombre de cas, la téléconférence est une méthode plus efficace et moins coûteuse et doit être choisie de préférence pour les réunions des comités, sections et conférences.
 
Si possible, les réunions en personne se tiennent au lieu et à la date de l’Assemblée de la mi-hiver de l’Association.
 
Les dépenses engagées par un comité, une section ou une conférence, à l’exception des frais de déplacement requis pour assister à la réunion nationale, sont limitées à 300 $ par année, sauf si un autre montant est approuvé à l’avance par les administrateurs dirigeants.
 
 

5.Participation aux Assemblées nationales

 
Aucune dépense réclamée par un administrateur dirigeant, le directeur général ou un autre membre pour avoir participé à une Assemblée nationale n’est remboursée sauf si le demandeur participe aux réunions d’affaires liées à cette Assemblée nationale.
 
Le budget annuel de l’Association alloue des fonds suffisants pour permettre l’envoi d’au moins trois personnes aux Assemblées nationales.
 

a.Comité de direction

Si le budget ne peut pas financer la participation à une Assemblée nationale de tous les administrateurs dirigeants et du directeur général, le remboursement des dépenses engagées se fait dans l’ordre suivant :
 
  1. le président;
  2. le directeur général;
  3. le vice-président;
  4. le trésorier;
  5. le président sortant.
 
Le président du Comité des communications peut se faire rembourser ses dépenses afférentes à la participation à une Assemblée nationale par année.
 
Si un administrateur dirigeant est incapable de participer à une Assemblée nationale, les autres administrateurs dirigeants peuvent autoriser un autre membre à participer à l’Assemblée nationale en remplacement de cet administrateur dirigeant, et ce membre a droit au remboursement de ses dépenses conformément à la présente politique.
 
L’administrateur dirigeant a droit au remboursement des frais associés à la participation à des activités facultatives lors d’une Assemblée nationale.
 
 

b.Membres du Conseil national ayant droit de vote

Le membre qui participe à une réunion du Conseil national à titre de membre ayant droit de vote pour l’Association a droit à une allocation de 1 200 $ pour contribuer aux dépenses engagées par suite de la participation à la réunion.
 
Si les postes de l’Association donnant droit de vote à une réunion du Conseil national ne sont pas tous comblés, les membres qui participent à titre de membres ayant droit de vote ont le droit de partager, proportionnellement, les fonds réservés à cette fin et non déboursés. Afin d’être admissible à ce remboursement additionnel, le membre doit joindre à sa demande de remboursement les reçus indiquant les dépenses supérieures à son allocation initiale de 1 200 $.
 

c.Représentants de l’Association au sein des comités nationaux permanents

Le membre de l’Association qui est membre d’un comité permanent de l’Association nationale a droit au remboursement de ses dépenses afférentes à la participation à une Assemblée nationale chaque année, jusqu’à concurrence de 1 200 $.
 
 

6.Dépenses des conférenciers

 
Les dépenses engagées par un conférencier ou par un président d’une séance de formation professionnelle, y compris les séances qui ont lieu à l’Assemblée de la mi-hiver de l’Association, sont remboursées conformément à la présente politique.
 
Aucun conférencier ni aucun président d’une séance de formation professionnelle ne reçoit de rétribution pour sa participation à moins que le directeur général ne l’approuve au préalable. Un don de 20 $ sera versé au Fonds pour le Droit de demain de l’ABC au nom de tous les conférenciers et présidents d’une séance de formation professionnelle.
 

a.Frais d’inscription

Un conférencier et le président d’une séance de formation professionnelle ne sont pas tenus de payer les frais d’inscription pour assister à la séance à laquelle ils participent.
 

b.Dépenses afférentes à l’Assemblée de la mi-hiver

À l’égard des séances de formation professionnelle tenues lors d’une Assemblée de la mi-hiver de l’Association :
 
  1. un conférencier ou président a le droit d’assister au déjeuner-causerie tenu le jour même de la séance à laquelle il participe, et ce, sans frais, ou peut décider de se faire rembourser ses frais de repas conformément à la présente politique;
 
  1. un conférencier ou président qui ne réside pas au Nouveau-Brunswick peut assister à l’Assemblée de la mi-hiver sans frais s’il a obtenu au préalable l’approbation écrite des administrateurs dirigeants;
 
  1. si un conférencier ou président est inscrit à l’Assemblée de la mi-hiver, ses frais d’inscription ne lui sont pas remboursés pour la séance à laquelle il participe.
 
 

7.Frais d’inscription pour d’autres activités

 
Les administrateurs dirigeants et le directeur général ont droit au remboursement des frais d’inscription suivants :
 
  1. les frais d’inscription à l’Assemblée annuelle du Barreau du Nouveau‑Brunswick si elle a lieu dans la province;
  2. les frais d’inscription à l’Assemblée de la mi-hiver de l’Association;
  3. les frais d’inscription pour permettre au conjoint du président d’assister :
    1. à l’Assemblée annuelle du Barreau du Nouveau-Brunswick si elle a lieu dans la province et
    2. à l’Assemblée de la mi-hiver de l’Association.
 
 

8.Dépenses diverses

 
Généralement, les documents relatifs aux assemblées et réunions et aux séances de formation professionnelle seront disponibles en format électronique. Si ces documents sont photocopiés et distribués, ils doivent être envoyés au bureau de l’Association aux fins de préparation et distribution.
 
Les frais téléphoniques sont remboursés au coût pour le demandeur.